Tầm quan trọng của việc quản lý tồn kho an toàn trong kinh doanh

Tồn kho an toàn (Safety Stock) là một khái niệm quan trọng trong quản lý tồn kho, giúp doanh nghiệp đảm bảo luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, việc quản lý tồn kho an toàn không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro thiếu hàng, mà còn giảm thiểu chi phí bảo quản và lưu kho. Để hiểu hơn về cách triển khai và những vấn đề liên quan đến việc áp dụng công nghệ hiện đại hãy cùng 3DS tham khảo ngay dưới bài viết này.

1. Đôi nét về Safety Stock

1.1 Giới thiệu 

Tồn kho an toàn (hay còn gọi là Safety Stock) là một khái niệm trong lĩnh vực quản lý hàng tồn kho, thể hiện số lượng hàng hóa mà doanh nghiệp cần giữ trong kho để đảm bảo không bị thiếu hàng trong trường hợp xảy ra sự cố về nguồn cung cấp hoặc tăng đột ngột nhu cầu của khách hàng.

1.2 Phân loại 

Safety Stock có thể được phân loại theo hai cách chính:

• Theo chu kỳ: Đây là phương pháp phân loại hàng Safety Stock dựa trên chu kỳ nhập hàng hoặc chu kỳ sản xuất. Mức an toàn theo chu kỳ được tính toán dựa trên kinh nghiệm và dữ liệu về thời gian giữa hai lần nhập hàng hoặc sản xuất.
• Theo mùa: Hàng tồn theo mùa được xác định dựa trên sự biến động của nhu cầu hàng hóa theo từng mùa trong năm. Các doanh nghiệp thường sử dụng phương pháp này để chuẩn bị hàng tồn kho cho những giai đoạn nhu cầu tăng đột ngột, như mùa lễ hội hoặc mùa mua sắm cuối năm.

1.3 Tại sao thông tin về Mức tồn an toàn lại quan trọng?

Safety Stock giúp đảm bảo sự ổn định trong quá trình sản xuất và kinh doanh, đảm bảo cung cấp đủ hàng hóa cho khách hàng và giảm chi phí liên quan đến quản lý kho hàng. Dưới đây, 3DS sẽ liệt kê những rủi ro 

• Giảm thiểu rủi ro biến động giá: Khi giá cả thay đổi đột ngột, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh giá bán mà không gặp rủi ro thiếu hàng. Điều này đảm bảo nguồn cung cấp ổn định và giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận.
• Giải quyết vấn đề nhu cầu tăng đột ngột: Khi có một nhu cầu tăng đột ngột trong thị trường, tồn kho an toàn giúp doanh nghiệp đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng mà không cần đợi nhập hàng mới. Việc này giúp doanh nghiệp nâng cao sự hài lòng của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
• Ứng phó với Lead Time kéo dài: Trong trường hợp thời gian nhập hàng kéo dài do những nguyên nhân như vận chuyển, hải quan, hay sản xuất chậm trễ, Doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung cấp liên tục cho khách hàng. Điều này tránh được tình trạng hết hàng, gián đoạn kinh doanh và ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp.
• Tối ưu hóa dự trữ tồn kho: Việc quản lý tồn kho an toàn đảm bảo cho doanh nghiệp luôn dự trữ đúng mức hàng hóa, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, việc theo dõi chặt chẽ mức tồn an toàn cũng giúp doanh nghiệp đưa ra những quyết định kinh doanh thông minh hơn, như khi cần đặt hàng nhập khẩu hay tồn kho để chuẩn bị cho mùa cao điểm.
• Giảm khoản chi lưu kho và bảo quản: Doanh nghiệp có thể giảm chi phí liên quan tới việc lưu kho và bảo quản hàng hóa. Việc giữ mức tồn an toàn hợp lý sẽ tránh được tình trạng hàng tồn kho quá lâu, gây ra các chi phí lưu kho không cần thiết và nguy cơ hư hỏng hàng hóa trong quá trình bảo quản. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.

2. Công thức tính Tồn kho an toàn (Safety Stock)

Tính toán Tồn kho an toàn (TKAT) là một phương pháp quản lý kho hàng quan trọng để đảm bảo ổn định trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Dưới đây là các công thức phổ biến được sử dụng trong việc tính toán Safety Stock.

2.1. Công thức tính phổ biến

Có rất nhiều công thức tính, 3DS sẽ trình bày công thức phổ biến nhất thường được sử dụng là:

Tồn kho an toàn = (Nhu cầu tối đa x Thời gian nhập hàng tối đa) – (Nhu cầu trung bình x Thời gian nhập hàng trung bình)

Trong công thức này, các yếu tố liên quan bao gồm:

• Nhu cầu tối đa (Maximum daily usage): Lượng hàng hóa tiêu thụ tối đa trong một ngày.
• Thời gian nhập hàng tối đa (Maximum lead time): Thời gian dài nhất từ lúc đặt hàng cho đến khi hàng được nhập về kho.
• Nhu cầu trung bình (Average daily usage): Lượng hàng hóa tiêu thụ trung bình trong một ngày.
• Thời gian nhập hàng trung bình (Average lead time): Thời gian trung bình từ lúc đặt hàng cho đến khi hàng được nhập về kho.

Ví dụ: 

Giả sử một doanh nghiệp có nhu cầu tối đa là 100 sản phẩm, thời gian nhập hàng tối đa là 7 ngày, nhu cầu trung bình là 80 sản phẩm và thời gian nhập hàng trung bình là 5 ngày. Khi đó, Chúng ta sẽ thực hiện tính toán như sau:

Tồn kho an toàn = (100 x 7) – (80 x 5) = 700 – 400 = 300 sản phẩm

2.2. Một số công thức khác

Ngoài công thức phổ biến kể trên, còn có một số công thức khác được sử dụng trong việc tính toán Safety Stock, bao gồm:

• Tính thời gian nhập hàng (Lead-time Calculation)

TKAT = (Lượng tiêu thụ trong thời gian nhập hàng x Độ lệch chuẩn của thời gian nhập hàng) + (Lượng tiêu thụ trung bình x Độ lệch chuẩn của lượng tiêu thụ).

• Công thức cơ bản

TKAT = Z x σLT x σD

Trong đó:

• Z là chỉ số phân phối chuẩn
• σLT là độ lệch chuẩn của thời gian nhập hàng
• σD là độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng ngày

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp có Z = 1.96 (tỷ lệ phần trăm rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận là 5%), σLT = 2 ngày và σD = 10 sản phẩm. Khi đó, Chúng ta sẽ thực tính như sau: TKAT = 1.96 x 2 x 10 = 39.2 sản phẩm

• Tồn kho an toàn kết hợp với EOQ (Safety Stock with EOQ) 

TKAT = (Đơn hàng kinh tế – Lượng tiêu thụ trung bình trong thời gian nhập hàng) x R

Trong đó R là tỷ lệ phần trăm rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận

• Công thức tồn kho an toàn dựa trên vị trí tồn kho (Inventory Position Safety Stock Formula)

TKAT = Tổng tồn kho hiện tại + Đơn hàng đang được xử lý – Mức tồn an toàn mong muốn.

• Tồn kho an toàn với thời gian nhập hàng biến động (Safety Stock with a Variable Lead Time)

TKAT = (Lượng tiêu thụ trung bình trong thời gian nhập hàng tối đa – Lượng tiêu thụ trung bình trong thời gian nhập hàng trung bình) x Độ lệch chuẩn của thời gian nhập hàng.

• Tồn kho an toàn với nhu cầu hàng biến động (Safety Stock with Variable Demand Formula)

TKAT = Z x √(ADLT x σD² + MAD x σLT²)

Trong đó:

• ADLT là lượng tiêu thụ trung bình trong thời gian nhập hàng
• MAD là lượng tiêu thụ trung bình trong một ngày
• σD là độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng ngày
• σLT là độ lệch chuẩn của thời gian nhập hàng

Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp có ADLT = 400 sản phẩm, MAD = 20 sản phẩm, σD = 30 sản phẩm và σLT = 3 ngày. Khi đó, tồn kho an toàn sẽ được tính như sau:

TKAT = 1.96 x √(400 x 30² + 20 x 3²) = 1.96 x √(360000 + 180) = 1.96 x √(360180) ≈ 374.32 sản phẩm

Để áp dụng các công thức trên, doanh nghiệp cần phân tích dữ liệu về nhu cầu hàng hóa và thời gian nhập hàng của mình, sau đó chọn ra công thức phù hợp nhất với điều kiện kinh doanh và mô hình quản lý tồn kho của mình. Mỗi công thức sẽ có ưu và nhược điểm riêng, do đó việc chọn lựa công thức phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả quản lý tồn kho tốt nhất và giảm thiểu rủi ro trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

3. Triển khai tồn kho an toàn thực tế vào trong doanh nghiệp

Trong phần này, 3DS sẽ giới thiệu các bước để triển khai tồn kho an toàn một cách hiệu quả, giúp doanh nghiệp đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không phải chịu chi phí quá cao cho việc lưu trữ hàng tồn kho.

3.1. Tìm hiểu các yếu tố liên quan

Doanh nghiệp cần nắm rõ các yếu tố sau: nhu cầu hàng hóa, thời gian nhập hàng, độ lệch chuẩn của nhu cầu hàng ngày và độ lệch chuẩn của thời gian nhập hàng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xác định được mức độ rủi ro mà họ có thể chấp nhận được.

3.2. Xác định hạn mức tốt nhất

Sau khi đã nắm rõ các yếu tố liên quan, doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho an toàn tốt là bao nhiêu. Điều này phụ thuộc vào điều kiện kinh doanh, chiến lược quản lý tồn kho và mức độ rủi ro mà doanh nghiệp chấp nhận được. Việc lựa chọn mức an toàn hợp lý sẽ giúp đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng mà không gây ra lãng phí cho việc lưu trữ hàng tồn kho.

3.3. Triển khai theo mô hình quản trị tồn kho

Sau khi đã xác định được mức tồn kho an toàn, doanh nghiệp cần áp dụng mô hình quản trị tồn kho phù hợp để triển khai, ví dụ: như mô hình EOQ (Economic Order Quantity) hay mô hình JIT (Just In Time).

3.4. Chọn công thức phù hợp

Dựa vào điều kiện kinh doanh và các yếu tố liên quan, doanh nghiệp cần chọn lựa công thức tính tồn kho an toàn phù hợp để đạt được hiệu quả quản lý tồn kho tốt nhất và giảm thiểu rủi ro trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

3.5. Đánh giá chất lượng dữ liệu

Việc đánh giá chất lượng dữ liệu là rất quan trọng để đảm bảo kết quả tính toán tồn kho an toàn chính xác. Doanh nghiệp cần kiểm tra, cập nhật và xác thực thông tin về nhu cầu hàng hóa, thời gian nhập hàng và các yếu tố liên quan khác một cách định kỳ.

3.6. Chọn giải pháp tối ưu

Sau khi đã thực hiện các bước trên, doanh nghiệp cần chọn giải pháp tối ưu cho việc quản lý tồn kho an toàn. Có hai giải pháp chính là cố định và theo thời gian.

• Đối với giải pháp Cố định, Doanh nghiệp áp dụng một mức tồn kho an toàn cố định cho tất cả các mặt hàng, phù hợp với điều kiện có nhu cầu hàng hóa ổn định và thời gian nhập hàng không thay đổi nhiều.
• Đối với giải pháp theo thời gian, Doanh nghiệp áp dụng mức tồn kho an toàn thay đổi theo từng thời điểm, phù hợp với điều kiện nhu cầu hàng hóa và thời gian nhập hàng thay đổi theo thời gian, mùa vụ hoặc các yếu tố khác.

Việc chọn giải pháp phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho, giảm chi phí và đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả.

4. Một số vấn đề khi triển khai tồn kho an toàn

Doanh nghiệp có thể gặp phải một số thách thức, đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và tối ưu hóa quá trình quản lý kho hàng. Do đó, 3D Smart Solution sẽ điểm qua ây là các điểm mà doanh nghiệp cần lưu ý:

• Không quan tâm: Một số doanh nghiệp không quan tâm đến mức tồn an toàn nhằm giảm chi phí lưu trữ, nhưng điều này có thể dẫn đến việc không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định hạn mức hợp lý dựa trên các yếu tố liên quan.
• Không thay đổi: Doanh nghiệp luôn sử dụng một giá trị cố định sẽ không phản ánh chính xác nhu cầu hàng hóa và thời gian nhập hàng. Giải pháp là thay đổi lượng tồn kho an toàn theo thời gian và nhu cầu thực tế.
• Quá nhiều: Việc duy trì một lượng tồn an toàn quá cao sẽ gây ra chi phí lưu trữ không cần thiết. Trường hợp này, doanh nghiệp cần đánh giá lại hạng mức hợp lý và điều chỉnh cho phù hợp.
• Sử dụng các công thức tiêu chuẩn: Việc chỉ sử dụng các công thức tiêu chuẩn để tính tồn kho an toàn có thể không phù hợp với điều kiện kinh doanh của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên cân nhắc, lựa chọn và điều chỉnh công thức phù hợp với điều kiện kinh doanh cụ thể.
• Để hạn mức giảm: Việc giảm số lượng an toàn không đúng cách có thể dẫn đến việc không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng. Thay vào đó, cần kiểm tra và điều chỉnh tồn kho an toàn theo nhu cầu thực tế.
• Lạm dụng – Ví dụ như sử dụng nó như một cách để giải quyết vấn đề quản lý tồn kho không hiệu quả, sẽ không giải quyết được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Giải pháp là tìm hiểu và cải thiện quá trình quản lý tồn kho, bao gồm việc tối ưu hóa dự báo nhu cầu, rút ngắn thời gian nhập hàng và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý tồn kho.

Bên cạnh những giải pháp trên, doanh nghiệp cần xem xét việc áp dụng các công nghệ và phương pháp tiên tiến để cải thiện hiệu quả trong việc quản lý. Một số phương pháp có thể kể đến như:

• Sử dụng phần mềm quản lý tồn kho để theo dõi và cập nhật số lượng an toàn một cách tự động, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Áp dụng các phương pháp dự báo nhu cầu hàng hóa chính xác hơn, như dự báo dựa trên dữ liệu lịch sử hoặc phân tích xu hướng thị trường, để xác định mức phù hợp.
• Thiết lập hệ thống cảnh báo tự động khi tồn kho an toàn giảm xuống mức ngưỡng cảnh báo, giúp doanh nghiệp kịp thời đưa ra quyết định điều chỉnh tồn kho.
• Tổ chức đào tạo và nâng cao kiến thức cho nhân viên liên quan đến quản lý tồn kho, giúp họ hiểu rõ hơn về các vấn đề và giải pháp liên quan đến tồn kho an toàn.

5. Ứng dụng các công nghệ hiện đại vào tồn kho an toàn

Công nghệ hiện đại đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý tồn kho an toàn, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả và giảm chi phí. Do đó, 3D Smart Solutions (3DS) giới thiệu một vài công nghệ giúp doanh nghiệp có thể ứng dụng hiệu quả hơn:

• Công nghệ in 3D và Scan 3D có thể được ứng dụng trong quản lý tồn kho an toàn một cách hiệu quả bằng cách sản xuất các sản phẩm có kích thước và hình dạng phù hợp với yêu cầu của từng đơn hàng, giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất, giảm chi phí và tăng tính linh hoạt trong quản lý kho hàng. Trong đó, công nghệ 3D cũng có thể được sử dụng để tạo ra các mô hình sản phẩm, giúp nhà quản lý kho hàng có thể kiểm tra và đánh giá các sản phẩm trước khi đặt hàng và lưu trữ các mô hình sản phẩm này trong kho. 

Ngoài ra, công nghệ 3D còn có thể được sử dụng để sản xuất các phụ tùng thay thế hoặc sản phẩm khác mà không cần phải trực tiếp đặt hàng từ các nhà sản xuất hoặc nhà cung cấp khác.

• Công nghệ IoT (Internet of Things): Giúp kết nối các thiết bị trong kho với nhau và tự động theo dõi, cập nhật thông tin tồn kho, giúp quản lý tồn kho chính xác và hiệu quả hơn.
• Công nghệ ORP (Order Routing Protocol): Tối ưu hóa quá trình đặt hàng, giúp rút ngắn thời gian nhập hàng và giảm chi phí vận chuyển.
• Công nghệ Management Software: Phần mềm quản lý tồn kho giúp tổ chức, phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu tồn kho một cách nhanh chóng và chính xác.
• Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification): Giúp theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho một cách tự động và chính xác, giảm thiểu sai sót và mất mát hàng hóa.
• Công nghệ Blockchain: Tạo ra hệ thống ghi chép thông tin minh bạch và không thể bị thay đổi, giúp nâng cao tính minh bạch và an toàn thông tin.
• Công nghệ AR (Augmented Reality): Giúp nhân viên kho dễ dàng xác định vị trí hàng hóa trong kho, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.
• Công nghệ AI (Artificial Intelligence): Áp dụng trí thông minh nhân tạo trong việc dự báo nhu cầu hàng hóa, tối ưu hóa quá trình quản lý tồn kho và đưa ra quyết định chính xác hơn.

Khi áp dụng các công nghệ trên trong việc quản lý tồn kho an toàn, doanh nghiệp có thể giảm thời gian sản xuất và Lead Time, tăng khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường, giảm chi phí lưu kho và bảo quản, nâng cao hiệu quả quản lý và đưa ra quyết định chính xác hơn. Một số ví dụ về các doanh nghiệp đã áp dụng các công nghệ hiện đại, bao gồm:

• General Electric: Áp dụng công nghệ in 3D để sản xuất linh kiện dự phòng cho các sản phẩm của mình, giúp rút ngắn thời gian sản xuất và giảm chi phí lưu kho.
• Amazon: Sử dụng công nghệ IoT và RFID để theo dõi và quản lý hàng hóa trong kho tự động và chính xác, giúp giảm thiểu sai sót và mất mát hàng hóa.
• DHL: Ứng dụng công nghệ AI và AR trong việc dự báo nhu cầu hàng hóa và hỗ trợ nhân viên kho xác định vị trí hàng hóa, nâng cao hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót.

6. Tổng kết về Tồn kho an toàn (Safety Stock)

Tồn kho an toàn là một yếu tố quan trọng trong quản lý kho hàng, giúp doanh nghiệp ứng phó với những biến động về nhu cầu và thời gian nhập hàng. Doanh nghiệp cần nắm bắt xu hướng công nghệ, đầu tư vào các giải pháp hiện đại trong quản lý tồn kho an toàn giúp nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí.

Một trong những công nghệ tiên tiến được nhiều doanh nghiệp quan tâm và đưa vào ứng dụng để tăng cường quản lý tồn kho hiện nay là công nghệ 3D (bao gồm in 3D và quét 3D).  Công nghệ 3D có thể giúp tăng tính linh hoạt trong quản lý tồn kho an toàn, đảm bảo tính chính xác và tối ưu hóa quá trình sản xuất, giảm thiểu chi phí và tăng tính khả dụng của sản phẩm trong kho.

3D Smart Solutions là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ 3D, chuyên cung cấp các giải pháp về in 3D và quét 3D, đáp ứng nhu cầu của các khách hàng từ các lĩnh vực khác nhau như kỹ thuật, y tế, giáo dục và sản xuất. 

Đội ngũ kỹ thuật của 3D Smart Solutions được đào tạo chuyên sâu về các công nghệ in 3D và quét 3D, đảm bảo khách hàng nhận được các dịch vụ chất lượng cao và tư vấn kỹ thuật tận tâm. Công ty cũng cung cấp các khóa đào tạo về các công nghệ in 3D và quét 3D để hỗ trợ khách hàng nắm bắt và áp dụng công nghệ mới này vào sản xuất và kinh doanh.

Bên cạnh đó 3DS đã hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn như Framas Vietnam, TTI Vietnam, Fabtek Vietnam,… để ứng dụng công nghệ in 3D trong việc quản lý tồn kho an toàn, mang lại kết quả đáng kể trong việc cải thiện hiệu quả quản lý và giảm chi phí.

Để biết thêm thông tin về công ty 3DS, vui lòng truy cập tại website hoặc liên hệ đến hotline 028 888 99 039 để biết thêm thông tin chi tiết nhất.