Quản lý hàng tồn kho – Chìa khóa thành công cho hoạt động sản xuất và kinh doanh

Hàng tồn kho (Inventory) chính là trọng tâm trong việc điều hành doanh nghiệp, nhất là trong ngành sản xuất và dịch vụ. Quản lý tồn kho một cách chặt chẽ và khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, mà còn tiết kiệm chi phí và tối đa hóa lợi ích kinh doanh.

Bài viết dưới đây 3D Smart Solutions sẽ cung cấp đầy đủ thông tin xoay quanh về khái niệm hàng tồn kho, tầm quan trọng của việc quản lý và các phương pháp tính toán phổ biến về hàng tồn kho.

1. Đôi nét về hàng tồn kho

1.1. Giới thiệu về hàng tồn kho

Hàng tồn kho là những sản phẩm hoặc nguyên liệu được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp để bán trong tương lai, nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu thụ. Việc quản lý hàng tồn kho đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp, từ việc sản xuất đến cung ứng dịch vụ. Quản lý hàng tồn kho tốt không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh một cách cụ thể mà còn đánh giá được lợi nhuận của doanh nghiệp một cách chính xác.

1.2. Mức độ quan trọng của quản lý tồn kho

Việc quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp cân bằng lượng hàng tồn kho đảm bảo cho việc đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, hạn chế tình trạng thiếu hàng hay tồn đọng quá nhiều hàng hóa gây lãng phí. Ngoài ra, việc quản lý tồn kho còn giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ, tối ưu hóa vòng quay hàng tồn và đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả.

1.3. Phương pháp tính toán hàng tồn kho

Trong quản lý hàng tồn kho, việc tính toán giá trị các sản phẩm được giữ lại trong kho là một vấn đề quan trọng. Có hai phương pháp phổ biến để tính toán giá trị hàng tồn kho là FIFO (First In, First Out) và LIFO (Last In, First Out).

Phương pháp FIFO áp dụng nguyên tắc “hàng nhập trước, xuất trước”. Nghĩa là hàng hóa được xuất ra khỏi kho theo thứ tự các lô hàng được nhập vào kho trước tiên. Trong khi đó, phương pháp LIFO sử dụng nguyên tắc “hàng nhập sau, xuất trước”, được hiểu theo một cách đơn giản là hàng hóa được xuất ra khỏi kho theo thứ tự các lô hàng được nhập vào kho sau cùng. Việc lựa chọn phương pháp tính toán giá trị hàng tồn kho phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.

2. Các loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho có thể được chia thành nhiều loại khác nhau dựa trên đặc điểm và mục đích sử dụng. Dưới đây, 3DS sẽ cung cấp các thông tin về các loại hàng tồn kho thông dụng, và các ứng dụng phổ biến trong lĩnh vực in 3D.

2.1. Nguyên liệu thô

Các nguyên liệu chưa qua xử lý hoặc chế biến từ nguồn tài nguyên thiên nhiên, được sử dụng để sản xuất các sản phẩm trung gian bao gồm đất đai, khoáng sản, thực vật, động vật, gỗ và các tài nguyên khác thường được xử lý và chế biến để tạo ra các sản phẩm hoàn thiện có giá trị cao hơn. 

Lấy lĩnh vực in 3D làm một ví dụ minh họa, trong đó, vật liệu in 3D được sử dụng để tạo ra các sản phẩm in 3D. Các loại vật liệu khác nhau như resin, ABS, PLA,… được sử dụng để tạo ra các sản phẩm với độ cứng, độ dẻo và tính chất vật liệu khác nhau.

2.2. Thành phẩm 

Sản phẩm đã qua quá trình sản xuất và hoàn thiện, sẵn sàng để giao cho khách hàng sử dụng hoặc tiêu thụ. Thành phẩm được xem là kết quả của quá trình chế biến hoặc sản xuất, trong đó nguyên liệu thô đã được xử lý và chế biến thành sản phẩm hoàn thiện. 

Hiểu một cách đơn giản rằng trong quá trình sản xuất in 3D, Mô hình 3D đã được in và hoàn thiện sẽ được xem là sản phẩm thành phẩm, sẵn sàng để sử dụng hoặc bán cho khách hàng.

2.3. WIP (Work in Process)

WIP là sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, vẫn chưa hoàn thành và cần thêm các bước xử lý hoặc gia công để tạo thành sản phẩm thành phẩm. Ví dụ, trong sản xuất in 3D, một mô hình đang được in và chưa hoàn thành sẽ được coi là sản phẩm WIP, cần phải được tiếp tục in và hoàn thiện bằng các bước xử lý và gia công để trở thành một sản phẩm thành phẩm hoàn chỉnh.

2.4. MRO (Maintenance, Repair, and Operations)

MRO (Maintenance, Repair, and Operations) là các hàng hóa và dịch vụ được sử dụng để hỗ trợ việc bảo trì, sửa chữa và vận hành các thiết bị và máy móc trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Trong quá trình vận hành máy in 3D, các linh kiện thay thế cho máy in 3D có thể được xem là các sản phẩm MRO, được sử dụng để bảo trì và sửa chữa máy in 3D để đảm bảo hoạt động hiệu quả và không bị gián đoạn.

2.5. Packing Materials 

Packing Materials (vật liệu đóng gói) là các vật liệu được sử dụng để bảo vệ sản phẩm khi vận chuyển và lưu trữ. Trong sản xuất in 3D, các vật liệu đóng gói bao gồm hộp, bọt biển, băng keo được sử dụng để đóng gói và bảo vệ mô hình 3D trong quá trình vận chuyển và lưu trữ.

2.6. Safety Stock

Safety Stock (hàng dự trữ) là lượng hàng dự trữ được sử dụng để đảm bảo không bị thiếu hàng khi có sự cố trong chuỗi cung ứng. Trong hoạt động in 3D, chúng ta có thể dự trữ thêm sợi nhựa để đảm bảo đủ nguyên liệu sản xuất và tránh tình trạng thiếu hụt nếu có sự cố xảy ra.

2.7. Cycle Inventory

Cycle Inventory (hàng tồn chu kỳ) là hàng tồn doanh nghiệp được nhập về để bán trong một chu kỳ kinh doanh. Trong sản xuất in 3D, chúng ta có thể nhập khẩu máy in 3D từ nhà sản xuất và lưu trữ trong kho để bán trong một quý.

2.8. Decoupling Inventory

Decoupling Inventory (hàng tồn giúp tách rời) là hàng tồn được sử dụng để tách rời các giai đoạn sản xuất, giúp giảm thiểu tác động của sự cố trong một giai đoạn đến các giai đoạn khác. Trong quá trình in 3D, chúng ta có thể dự trữ các linh kiện máy in 3D để đảm bảo không bị gián đoạn sản xuất trong trường hợp sự cố xảy ra.

2.9. Transit Inventory

Transit Inventory (hàng tồn trong quá trình vận chuyển) là hàng hóa đang được vận chuyển từ nơi này đến nơi khác. Trong quá trình xử lý in 3D, một ví dụ về Transit Inventory có thể là mô hình 3D đang được vận chuyển từ xưởng sản xuất đến kho hoặc đến tay khách hàng.

3. Các hoạt động liên quan đến hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là việc kiểm soát số lượng hàng hóa trong kho, mà còn bao gồm nhiều hoạt động liên quan khác như kiểm kê, phân tích, dự báo nhu cầu,… Các hoạt động này đều đóng vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và tiết kiệm chi phí.

3.1. Quản lý hàng tồn

Quản lý hàng tồn là việc theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho sao cho phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Một trong những hoạt động quan trọng của quản lý hàng tồn là kiểm kê hàng tồn kho, giúp xác định số lượng hàng hóa thực tế trong kho, phát hiện sai số và đưa ra biện pháp khắc phục.

3.2. Kiểm soát hàng tồn

Kiểm soát hàng tồn là việc giám sát và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho sao cho đảm bảo đủ hàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời tránh tình trạng tồn đọng hàng hóa. Kiểm soát hàng tồn giúp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tối ưu hóa vòng quay hàng tồn.

3.3. Phân tích hàng tồn

Phân tích hàng tồn là việc đánh giá hiệu quả của việc quản lý hàng tồn, bao gồm việc phân loại hàng tồn theo độ ưu tiên, mức độ bán chạy và tỷ lệ tồn đọng. Dựa trên kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định về việc nhập khẩu, sản xuất, giảm giá hay thanh lý hàng tồn.

3.4. Vòng quay hàng tồn

Vòng quay hàng tồn là chỉ số thể hiện số lần hàng tồn trong kho được bán và thay thế bằng hàng mới trong một khoảng thời gian nhất định. Vòng quay hàng tồn càng cao, tức là hàng tồn được tiêu thụ nhanh chóng, giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí lưu trữ và tăng hiệu quả kinh doanh.

3.5. Dự báo nhu cầu (Demand Forecasting)

Dự báo nhu cầu là việc ước tính số lượng hàng hóa mà khách hàng sẽ mua trong tương lai, dựa trên dữ liệu quá khứ và xu hướng hiện tại. Dự báo nhu cầu giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất, nhập khẩu và quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, đồng thời giảm thiểu rủi ro thiếu hàng hoặc tồn đọng hàng hóa.

3.6. Chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho là tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để lưu trữ, quản lý và bảo quản hàng tồn kho. Chi phí này bao gồm chi phí lưu trữ (như thuê kho, điện nước, bảo hiểm), chi phí vận hành (như tiền lương nhân viên, chi phí vận chuyển) và chi phí giảm giá trị hàng tồn (do hư hỏng, hết hạn sử dụng, thay đổi công nghệ). Việc kiểm soát và giảm thiểu chi phí tồn kho giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả kinh doanh và cải thiện lợi nhuận.

4. Phương pháp xử lý hàng tồn kho

Hàng tồn kho có thể xuất hiện do nhiều nguyên nhân như dự báo nhu cầu không chính xác, đột xuất trong chuỗi cung ứng, hoặc thay đổi xu hướng thị trường. Để xử lý hàng tồn kho hiệu quả trong ngành in 3D, doanh nghiệp có thể áp dụng một số phương pháp sau:

4.1. Làm mới và tái bố trí sản phẩm (Refresh or Re-Merchandise)

Phương pháp này giúp tạo sự hấp dẫn mới cho sản phẩm in 3D bằng cách đưa sản phẩm tồn kho vào các bộ sưu tập mới, thay đổi bao bì, nhãn hiệu, hoặc áp dụng các chiến lược tiếp thị sáng tạo để thu hút sự quan tâm của khách hàng. Doanh nghiệp của bạn đang hoạt động trong lĩnh vực in 3D, có thể tận dụng các mẫu tồn kho để tạo ra sản phẩm mới, kết hợp với các mẫu khác, hoặc thay đổi chức năng và mục đích sử dụng, tăng giá trị thẩm mỹ và hữu ích của sản phẩm.

4.2. Tạo combo

Bằng cách kết hợp hàng tồn kho với các sản phẩm hoặc dịch vụ khác để tạo ra những gói combo đặc biệt và hấp dẫn, bạn có thể thúc đẩy doanh số và giảm tồn đọng hiệu quả. Trong trường hợp nếu như doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực in 3D, bạn có thể xem xét việc tạo combo gồm sản phẩm in 3D tồn kho kết hợp với các dịch vụ tư vấn thiết kế, hỗ trợ lắp ráp, hoặc cung cấp phụ kiện đi kèm. Việc tận dụng combo không chỉ giúp giảm tồn kho mà còn tăng giá trị cho khách hàng, khuyến khích họ quyết định mua hàng.

4.3. Giảm giá

Việc áp dụng chính sách giảm giá hấp dẫn cho các sản phẩm tồn kho sẽ kích thích nhu cầu mua sắm và thu hút sự quan tâm của khách hàng. Trong trường hợp của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực in 3D, bạn nên xem xét việc đưa ra mức giảm giá hợp lý cho các sản phẩm đã tồn kho quá lâu, kết hợp với các chiến dịch truyền thông và quảng cáo rộng rãi để nâng cao nhận thức của khách hàng về ưu đãi này. Bằng cách này, bạn sẽ giúp giảm tồn kho nhanh chóng và tăng doanh số cho công ty.

4.4. Dùng thử

Cho phép khách hàng trải nghiệm sản phẩm miễn phí hoặc với chi phí thấp sẽ giúp họ cảm nhận được giá trị của sản phẩm và quyết định mua hàng. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực in ấn 3D, việc cho khách hàng tiếp cận và trải nghiệm các sản phẩm tồn kho không chỉ tăng cơ hội bán hàng mà còn giúp giảm tồn đọng và tối ưu hóa quá trình quản lý hàng tồn kho. Điều này sẽ tạo động lực mạnh mẽ cho họ quyết định mua hàng, giúp doanh nghiệp giảm tồn kho hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực sử dụng.

4.5. Miễn phí Ship

Khi khách hàng quyết định mua sản phẩm tồn kho, bạn có thể hỗ trợ hoàn toàn chi phí vận chuyển, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng dễ dàng tiếp cận và mua sản phẩm. Việc miễn phí vận chuyển không chỉ giúp tăng sự hài lòng của khách hàng mà còn khuyến khích họ đưa ra quyết định mua hàng nhanh chóng. Đây cũng là một cách hiệu quả giúp doanh nghiệp trong ngành in 3D giảm tồn kho, tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

5. Yếu tố công nghệ giúp giảm thiểu tồn kho

Công nghệ ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu tồn kho, tối ưu hóa quy trình quản lý và giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí. Dưới đây là một số yếu tố công nghệ giúp giảm tồn kho:

5.1. Phần mềm quản lý tồn kho

Phần mềm quản lý tồn kho đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi một cách chính xác số lượng hàng hóa, vị trí lưu trữ, cũng như thông tin về xuất nhập kho. Việc sử dụng phần mềm này giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình quản lý, đồng thời tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho, mang lại hiệu quả cao hơn cho doanh nghiệp. Nhờ đó, việc điều hành và kiểm soát hàng tồn kho trở nên dễ dàng và minh bạch hơn, góp phần nâng cao năng suất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.

5.2. Hệ thống mã vạch và mã QR

Mã vạch và mã QR đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhanh chóng và chính xác thông tin sản phẩm, giúp quá trình kiểm soát tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, việc sử dụng mã vạch và mã QR cũng góp phần tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giao hàng, đảm bảo hiệu quả hơn trong việc quản lý chuỗi cung ứng. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho doanh nghiệp, mà còn nâng cao chất lượng dịch vụ, mang lại sự hài lòng cho khách hàng.

5.3. Hệ thống quản lý kho (WMS)

WMS (Hệ thống quản lý kho) là một giải pháp công nghệ giúp tổ chức, theo dõi và kiểm soát hoạt động trong kho hàng một cách hiệu quả và chính xác. WMS hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tồn kho bằng cách cung cấp thông tin về vị trí lưu trữ, số lượng hàng hóa, xuất nhập kho, cũng như đơn hàng và giao hàng. Nhờ WMS, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho, giảm thiểu rủi ro mất mát, tăng hiệu suất làm việc và nâng cao chất lượng dịch vụ đối với khách hàng.

5.4. Công nghệ in 3D – Sản xuất theo nhu cầu (On-demand production)

Công nghệ in 3D mang lại khả năng sản xuất theo nhu cầu, giúp giảm tồn kho nguyên liệu và tối ưu hóa chuỗi cung ứng. Dưới đây là một số ví dụ minh họa:

• Công ty sản xuất linh kiện: Với công nghệ in 3D, công ty có thể sản xuất linh kiện chỉ khi có đơn hàng từ khách hàng, giúp giảm tồn kho nguyên liệu và linh kiện, đồng thời tiết kiệm chi phí sản xuất.
• Công ty sản xuất đồ chơi trẻ em: Nhờ in 3D, công ty có thể sản xuất đồ chơi theo yêu cầu của khách hàng, giảm tồn kho sản phẩm không bán chạy, đồng thời đáp ứng nhanh chóng nhu cầu thị trường.
• Công ty sản xuất thiết bị y tế: Sử dụng công nghệ in 3D giúp sản xuất thiết bị y tế chính xác theo nhu cầu của bệnh viện và các cơ sở y tế, giảm tồn kho thiết bị không sử dụng và tối ưu hóa chi phí sản xuất.

Nhờ ưu điểm của công nghệ in 3D, các doanh nghiệp có thể linh hoạt thay đổi mẫu mã, kích thước và số lượng sản phẩm theo nhu cầu thực tế, giúp tối ưu quá trình sản xuất và giảm thiểu rủi ro tồn kho.

5.5. Tích hợp công nghệ IOT (Internet of Things) trong quản lý tồn kho

Công nghệ IOT mang lại lợi ích đáng kể trong việc quản lý tồn kho, bằng cách kết nối các thiết bị trong kho, thu thập dữ liệu về hàng tồn kho và cập nhật thông tin tồn kho tức thì. Điều này giúp nâng cao độ chính xác trong quản lý tồn kho và hỗ trợ việc đưa ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

Nhờ áp dụng công nghệ IoT vào quản lý tồn kho, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi hàng hóa một cách dễ dàng và chính xác: IoT giúp theo dõi vị trí, số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho một cách tức thì, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian kiểm kê.
• Dự báo nhu cầu chính xác hơn: Dữ liệu thu thập từ IoT cho phép phân tích xu hướng nhu cầu thị trường, giúp doanh nghiệp dự báo nhu cầu chính xác hơn và điều chỉnh sản xuất kịp thời.
• Tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho: IoT hỗ trợ quản lý nhập xuất hàng hóa hiệu quả, giúp tối ưu hóa quy trình nhập xuất kho, đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng nơi, đúng thời gian.
• Giảm chi phí vận hành: IoT giúp tự động hóa một số quy trình quản lý tồn kho, giảm nhân công, tiết kiệm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả làm việc.
• Nhờ vào công nghệ IoT, việc quản lý tồn kho trở nên hiệu quả và linh hoạt hơn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất kinh doanh.

6. Lưu ý khi tìm kiếm phần mềm quản lý tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả kinh doanh và giảm thiểu chi phí. Để tìm kiếm phần mềm quản lý tồn kho phù hợp, doanh nghiệp nên chú ý đến:

• Khả năng tương thích với hệ thống hiện tại của doanh nghiệp
• Tính năng quản lý tồn kho đa dạng và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
• Hỗ trợ đào tạo và hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp phần mềm
• Bằng việc áp dụng các công cụ và phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, giảm thiểu chi phí và nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường.

7. Kết luận

Thông qua bài viết trên 3D Smart Solutions (3DS) đã cung cấp một cách chi tiết và đầy đủ thông tin về quản lý hàng tồn kho, hy vọng góp phần giúp hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn và tối ưu được chi phí.

Trong quá trình tìm kiếm phần mềm quản lý tồn kho, doanh nghiệp nên chú ý đến khả năng tương thích, tính năng hỗ trợ và mức độ dễ sử dụng của phần mềm. Đồng thời, hãy lưu ý rằng việc áp dụng công nghệ tiên tiến, như in 3D, cũng có thể giúp giảm tồn kho và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.

3D Smart Solutions (3DS) chuyên hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, cung cấp Giải Pháp Công Nghệ 3D Toàn Diện như:  Máy in 3D, máy quét 3D, phần mềm CAD/CAM và dịch vụ 3D trong quá trình phát triển sản phẩm mới. Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, nhận được sự đánh giá cao từ các chủ đầu tư, đơn vị sản xuất trong rất nhiều dự án trong và ngoài nước. 3DS cam kết sẽ đem đến sự tư vấn, lựa chọn tốt nhất cho khách hàng.

Bên cạnh đó 3DS đã hợp tác với nhiều doanh nghiệp lớn như Framas Vietnam, TTI Vietnam, Fabtek Vietnam,… để ứng dụng công nghệ in 3D trong việc quản lý tồn kho an toàn, mang lại kết quả đáng kể trong việc cải thiện hiệu quả quản lý và giảm chi phí.

Để biết thêm thông tin về công ty 3DS, vui lòng truy cập tại website hoặc liên hệ đến hotline 028 888 99 039 để biết thêm thông tin chi tiết nhất.