Hoạch định chất lượng – Bí quyết để doanh nghiệp đạt mục tiêu chất lượng 

Hoạch định chất lượng là yếu tố then chốt trong việc đảm bảo thành công của mọi dự án và quá trình quản lý. Đối với dự án, hoạch định chất lượng giúp đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng, tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng. Đối với quản lý, hoạch định chất lượng giúp xác định các quy trình kiểm soát, đánh giá và cải thiện chất lượng để nâng cao hiệu suất và hiệu quả của tổ chức. Hãy cùng 3DS đi sâu vào việc tìm hiểu ý nghĩa và cách hoạch định chất lượng hiệu quả trong bài viết này!

1. Đôi nét về hoạch định chất lượng 

Hoạch định chất lượng (Quality Planning – QP) là quá trình lên kế hoạch, thiết lập mục tiêu, tiêu chí và các biện pháp để đảm bảo chất lượng sản phẩm/dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng và đạt được sự hài lòng từ người dùng cuối. Hoạch định chất lượng là một bước quan trọng trong quá trình quản lý chất lượng.

Hoạch định chất lượng có vai trò quan trọng trong việc định hướng và hỗ trợ các hoạt động liên quan đến quá trình cải tiến liên tục.  giúp doanh nghiệp cải thiện chất lượng sản phẩm/dịch vụ, nâng cao năng suất và hiệu quả hoạt động, tạo ra lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững. Đối với khách hàng, hoạch định chất lượng đảm bảo họ nhận được sản phẩm/dịch vụ phù hợp với yêu cầu và mong đợi của họ.

Người quản lý dự án có thể nắm rõ mục tiêu chất lượng cần đạt được, đồng thời phát triển các tiêu chí, quy trình và công cụ để kiểm soát và đo lường chất lượng sản phẩm/dịch vụ. Khách hàng và người dùng cuối cùng có được lợi ích từ việc nhận được sản phẩm/dịch vụ chất lượng cao, phù hợp với yêu cầu và mong đợi của họ.

2. Hoạch định chất lượng như thế nào?

Hoạch định chất lượng là quá trình phức tạp, yêu cầu sự cân nhắc và quyết định thông minh ở mỗi bước. Từ việc xây dựng mục tiêu chất lượng, xác định khách hàng mục tiêu, đến việc hiểu rõ nhu cầu của khách hàng – mỗi yếu tố đều tác động mạnh mẽ đến chất lượng cuối cùng của sản phẩm hoặc dịch vụ. Dưới đây 3DS sẽ hướng dẫn từng bước trong quy trình này để hiểu rõ hơn về cách hoạch định chất lượng:

Bước 1: Xây dựng mục tiêu chất lượng

Để hoạch định chất lượng, trước tiên cần xác định các mục tiêu chất lượng cụ thể cho sản phẩm/dịch vụ, dựa trên yêu cầu của khách hàng và những tiêu chuẩn chung của ngành.

• Xác định đối tượng khách hàng, bao gồm cả khách hàng bên trong và bên ngoài công ty.
• Tạo một tài liệu chất lượng để mô tả các yêu cầu và tiêu chuẩn chất lượng của dự án. Tài liệu này cũng ghi lại các quy trình, quy định, tiêu chuẩn và tiêu chí chấp nhận liên quan đến chất lượng.

Bước 2: Xác định khách hàng mục tiêu

Nắm bắt nhu cầu và mong đợi của khách hàng, yêu cầu chất lượng và các yếu tố quan trọng khác mà họ quan tâm, cũng như đánh giá khả năng thỏa mãn nhu cầu đó của sản phẩm/dịch vụ.

Bước 3: Tìm hiểu nhu cầu khách hàng

Dựa vào nhu cầu đã xác định để phát triển các tính năng, đặc điểm và thông số kỹ thuật của sản phẩm/dịch vụ để đáp ứng yêu cầu chất lượng của khách hàng. Quá trình này có thể bao gồm việc tham khảo các tiêu chuẩn ngành, nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng và tương tác với các bên liên quan.

Bước 4: Phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ

Xác định các mục tiêu chất lượng cần đạt được để đáp ứng nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp, đồng thời thực hiện điều này với chi phí kết hợp tối thiểu.

Bước 5: Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng

Trong bước này, doanh nghiệp cần tạo ra một quy trình triển khai sản phẩm và dịch vụ đáp ứng yêu cầu chất lượng đã đề ra. Các hoạt động trong quy trình này bao gồm:

• Tạo một quy trình triển khai sản phẩm: Xác định các bước và hoạt động cần thiết để sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ theo yêu cầu chất lượng. Điều này bao gồm việc xác định các bước kiểm tra chất lượng, kiểm soát quy trình và ghi nhận chất lượng.

• Phát triển một quy trình có thể tạo ra các tính năng sản phẩm/dịch vụ cần thiết: Đảm bảo rằng quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ có khả năng tạo ra các tính năng và đặc điểm chất lượng cần thiết để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

• Phân chia trách nhiệm quản lý chất lượng: Xác định và giao trách nhiệm cho các bộ phận và cá nhân liên quan để thực hiện và kiểm soát chất lượng trong quy trình

Bước 6: Hoạch định chi tiết

Đánh giá tính khả thi của quy trình, chứng minh rằng quy trình có thể đáp ứng các mục tiêu chất lượng trong các điều kiện vận hành.

• Chứng minh tính khả thi của quy trình: Thực hiện thử nghiệm, kiểm tra và đánh giá hiệu suất của quy trình chất lượng. Bao gồm việc thực hiện các bài kiểm tra, kiểm tra thử, phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suất và so sánh với các tiêu chuẩn chất lượng đã đề ra.

• Đảm bảo tuân thủ quy trình: Xác định các biện pháp để đảm bảo rằng quy trình chất lượng được tuân thủ và thực hiện đúng quy trình đã định. Điều này có thể bao gồm việc thực hiện kiểm tra kiểm soát chất lượng, đánh giá định kỳ, đánh giá hiệu quả và các biện pháp khác để giám sát quy trình.

• Xem xét và cải tiến định kỳ: Thực hiện xem xét định kỳ về hiệu quả và hiệu suất của quy trình chất lượng. Dựa trên phản hồi từ khách hàng, kết quả kiểm tra và đánh giá, doanh nghiệp sẽ xem xét và cải tiến quy trình để đảm bảo rằng mục tiêu chất lượng đạt được và đáp ứng nhu cầu khách hàng.

3. Công cụ sử dụng hoạch định chất lượng

Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ là việc sử dụng các công cụ và chỉ số đánh giá hiệu quả. Trong phần này, chúng ta sẽ tìm hiểu về một số công cụ và chỉ số thường được sử dụng trong quá trình hoạch định chất lượng.

3.1. Chỉ số chất lượng

Trong quản lý chất lượng, có một số chỉ số được sử dụng rộng rãi để đánh giá và kiểm soát chất lượng sản phẩm và dịch vụ. Ba chỉ số quan trọng nhất bao gồm:

• Chỉ số chất lượng sản phẩm (PQI – Product Quality Index): Đây là chỉ số đánh giá chất lượng tổng thể của một sản phẩm, bao gồm các yếu tố như độ chính xác, chất lượng vật liệu và thẩm mỹ. 

• Chỉ số chất lượng dịch vụ (SQI – Service Quality Index): Chỉ số này để đánh giá chất lượng của dịch vụ, bao gồm các yếu tố như thời gian phản hồi, thái độ phục vụ, và độ hài lòng của khách hàng. 

• Chỉ số hài lòng khách hàng (CSI – Customer Satisfaction Index): Đây là chỉ số đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm hoặc dịch vụ. 

3.2. Công cụ sử dụng

Ngoài các chỉ số chất lượng, có nhiều công cụ khác giúp trong quá trình hoạch định và kiểm soát chất lượng. Dưới đây là một số công cụ phổ biến:

Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch (Planning)

• Phân tích Chi phí – Lợi ích (Cost – Benefit Analysis): Công cụ này giúp đánh giá lợi ích tương lai so với chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì dự án.
• Chi phí của Chất lượng (Cost of Quality): Đây là công cụ giúp xác định tổng chi phí liên quan đến việc duy trì chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Brainstorming: Kỹ thuật này giúp tạo ra ý tưởng và giải pháp mới thông qua việc thảo luận nhóm.
• Phân tích miền động lực (Force Field Analysis): Công cụ này giúp xác định các yếu tố hỗ trợ và cản trở đến việc thực hiện kế hoạch chất lượng.

• Kỹ thuật Nhóm danh nghĩa (Nominal Group Technique): Phương pháp này giúp cải thiện quá trình ra quyết định của nhóm thông qua việc cải thiện việc giao tiếp và hợp tác.

Công cụ dùng cho Hoạch định và Kiểm soát (Planing và Control):

• Biểu đồ Nguyên nhân – Kết quả (Cause and Effect Diagrams): Đây là công cụ giúp xác định các nguyên nhân chính dẫn đến một vấn đề cụ thể.
• Flowcharts: Biểu đồ này giúp mô tả các quy trình làm việc và cách chúng tương tác với nhau.
• Phiếu kiểm tra: Công cụ này giúp kiểm soát và ghi chép dữ liệu trong quá trình quản lý chất lượng.
• Biểu đồ phân bố, Biểu đồ Pareto, Biểu đồ phân tán, Biểu đồ kiểm soát: Các công cụ này giúp phân tích và hiển thị dữ liệu để đưa ra quyết định về chất lượng.

3.3. Công nghệ hỗ trợ hoạch định chất lượng 

Trong thời đại số hóa ngày nay, việc sử dụng công nghệ trong quản lý chất lượng đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả và độ chính xác của quy trình quản lý chất lượng. Công nghệ giúp tự động hóa và tiêu chuẩn hóa các hoạt động quản lý chất lượng, từ thu thập dữ liệu đến phân tích và đánh giá, giúp loại bỏ sai sót con người và đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, với các công cụ quản lý thông tin mạnh mẽ, tăng cường khả năng tương tác và giao tiếp, đồng thời tối ưu hóa quy trình và khả năng theo dõi chất lượng, hỗ trợ việc cải tiến liên tục và tối ưu hoá hiệu suất chất lượng.

Một số phần mềm/ công nghệ hỗ trợ hoạch định chất lượng:

• Phần mềm Quản lý Chất lượng (Quality Management Software): Đây là các phần mềm được thiết kế đặc biệt để hỗ trợ quản lý chất lượng trong các tổ chức. Chúng cung cấp các tính năng như quản lý tài liệu, quản lý quy trình, theo dõi hiệu suất, ghi nhận sự không phù hợp, và phân tích dữ liệu chất lượng. Một số phần mềm quản lý chất lượng phổ biến bao gồm ETQ Reliance, MasterControl và Qualtrax.
• Hệ thống Quản lý Chất lượng Được Liên kết (Enterprise Quality Management System – EQMS): EQMS là một hệ thống tích hợp sử dụng công nghệ để quản lý toàn bộ quy trình và hoạt động liên quan đến chất lượng trong tổ chức. EQMS cung cấp các công cụ quản lý tài liệu, quản lý rủi ro, kiểm soát thay đổi, theo dõi hiệu suất và phản hồi của khách hàng. Điều này giúp tối ưu hoá quy trình chất lượng và đạt được tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng như ISO 9001. 
• Công nghệ IoT (Internet of Things): IoT cho phép các thiết bị kết nối với nhau và thu thập dữ liệu từ môi trường hoặc quy trình sản xuất. Áp dụng IoT trong quy trình quản lý chất lượng cho phép theo dõi thời gian thực, thu thập dữ liệu và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu suất và phát hiện sớm các vấn đề chất lượng. 
• Công nghệ in 3D: In 3D không chỉ đóng góp vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm mà còn đáp ứng các yêu cầu chất lượng ngày càng cao từ khách hàng. Từ khả năng kiểm soát chất lượng, tùy chỉnh sản phẩm đến khả năng sản xuất linh kiện phức tạp, công nghệ in 3D mang lại sự linh hoạt, đột phá và sự đáp ứng tốt hơn với các yêu cầu chất lượng trong ngành công nghiệp hiện đại.

Những công nghệ và phần mềm trên đều đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hoá quy trình hoạch định chất lượng. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm/ công nghệ phù hợp phụ thuộc vào yêu cầu và quy mô của tổ chức, đồng thời cần đảm bảo rằng công nghệ được triển khai và sử dụng đúng cách để mang lại giá trị tối đa cho quy trình quản lý chất lượng.

4. Những lưu ý khi hoạch định chất lượng

Trong quá trình hoạch định chất lượng, có một số điểm quan trọng mà doanh nghiệp  cần ghi nhớ:

• Lập kế hoạch chất lượng là quá trình liên tục: Quá trình này không chỉ diễn ra một lần và kết thúc. Nó yêu cầu sự kiểm soát và đánh giá liên tục để đảm bảo rằng chất lượng được duy trì và cải thiện theo thời gian.
• Thực hiện thay đổi theo từng bước nhỏ: Việc thay đổi không nên được thực hiện một cách quá nhanh chóng. Thay vào đó, nó nên được thực hiện từ từ, với sự cân nhắc kỹ lưỡng đối với mỗi bước.
• Luôn khách quan và xem xét toàn bộ bối cảnh: Khi đánh giá chất lượng, quan trọng là phải khách quan. Điều này bao gồm việc xem xét mọi yếu tố có thể ảnh hưởng đến chất lượng, từ nguồn lực và công nghệ đến môi trường và văn hóa doanh nghiệp.

5. Tổng kết

Việc lập và thực hiện kế hoạch chất lượng hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công của bất kỳ dự án hoặc doanh nghiệp nào. Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu về quá trình hoạch định chất lượng, các công cụ hỗ trợ và những lưu ý khi thực hiện quá trình này. Doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng sản phẩm, kiểm soát chất lượng bằng việc ứng dụng công nghệ in 3D – một công nghệ mới được đánh giá là đầy tiềm năng mới cho ngành sản xuất, chế tạo trên thế giới.

Hiện nay, tại Việt Nam, Công ty 3D Smart Solutions là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ in 3D, cung cấp các giải pháp toàn diện từ máy in 3D, dịch vụ in 3D cho đến vật liệu in 3D đảm bảo chất lượng cao và độ chính xác tối ưu. Khách hàng của 3DS trải rộng trên mọi lĩnh vực từ các doanh nghiệp nhà nước, các tổ chức giáo dục, trường đại học đến các nhà thiết kế và sản xuất toàn cầu.

Để biết thêm về 3DS cũng như những giải pháp công nghệ 3D tối ưu nhất cho doanh nghiệp bạn, vui lòng truy cập tại website hoặc liên hệ đến hotline 028 888 99 039 để được tư vấn nhanh nhất.