Quản lý tồn kho: Các chỉ số theo dõi và phương pháp quản lý

Quản lý tồn kho (hay còn gọi là Inventories Management) là một quá trình quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp kiểm soát số lượng và giá trị các loại hàng hóa, phục vụ cho mục đích sản xuất hoặc kinh doanh. Quản lý tồn kho bao gồm quá trình quản lý, kiểm soát, lên kế hoạch và giám sát các hoạt động liên quan đến tồn kho.

1. Đôi nét về quản lý tồn kho

Việc hiểu rõ các loại hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp xác định được quy trình quản lý tồn kho phù hợp, đảm bảo nguồn cung cấp sản phẩm/ dịch vụ đáp ứng đúng thời điểm và tối ưu hóa chi phí hoạt động. Dưới đây 3DS sẽ giới thiệu các loại hàng tồn kho cần thiết để quản lý tồn kho hiệu quả: 

• Finished goods/for-sale goods (Thành phẩm/Sản phẩm đã hoàn thiện): Bao gồm các sản phẩm đã được hoàn thiện và sẵn sàng cho việc bán ra thị trường.
• Raw materials (nguyên vật liệu): Các nguyên liệu, vật liệu cần thiết để sản xuất các sản phẩm.
• Work-in-progress (hàng đang trong quá trình sản xuất): Gồm các sản phẩm đang trong quá trình sản xuất, chưa hoàn thiện và cần tiếp tục gia công để trở thành sản phẩm hoàn thiện.
• MRO goods (máy móc, thiết bị và phụ tùng): Gồm các máy móc, thiết bị và phụ tùng cần thiết để duy trì và bảo trì thiết bị sản xuất.
• Safety stock (tồn kho an toàn): Đây là loại tồn kho được lưu trữ để đảm bảo sự cân bằng giữa cung và cầu trong trường hợp có thay đổi bất ngờ trong nhu cầu sản phẩm hoặc trong trường hợp gặp phải sự cố về cung cấp nguyên liệu.

Việc quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các rủi ro liên quan đến tồn kho, từ đó tăng tính linh hoạt trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Đồng thời, quản lý tồn kho cũng giúp doanh nghiệp đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách chính xác và đúng thời điểm. Cụ thể, quản lý tồn kho ảnh hưởng đến:

• Đầu tư tài chính
• Kế hoạch sản xuất
• Vận hành kho
• Giao hàng
• Quản lý chất lượng sản phẩm
• Chi phí sản xuất

2. Những chỉ số quan trọng trong Quản lý tồn kho (Inventories Management)

Hiểu rõ thuật ngữ và các chỉ số là một việc quan trọng của quản lý tồn kho, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho và tối ưu hóa quá trình quản lý. Dưới đây là các chỉ số quan trọng trong quản lý tồn kho và chi phí tồn kho:

2.1. Các chỉ số quan trọng giúp đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho

Các chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý tồn kho, tối ưu hoá quá trình quản lý và giảm thiểu chi phí tồn kho. Việc áp dụng và giám sát các chỉ số này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn về việc quản lý tồn kho và giảm thiểu tình trạng thiếu hoặc thừa hàng hóa trong kho, đồng thời cải thiện hiệu quả sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp

• Economic Order Quantity (EOQ) là chỉ số quan trọng giúp đánh giá số lượng hàng hóa cần đặt hàng một lần để giảm thiểu chi phí đặt hàng và chi phí tồn kho.
• Reorder point là chỉ số quan trọng giúp đánh giá thời điểm cần phải đặt hàng mới để đảm bảo nguồn cung cấp sản phẩm đúng thời điểm và giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hóa.
• Days Inventory Outstanding là chỉ số quan trọng giúp đánh giá thời gian hàng hóa lưu trữ trong kho trước khi được bán hết, giúp doanh nghiệp đánh giá tính thanh khoản của tồn kho.
• Safety stock là chỉ số quan trọng giúp đánh giá số lượng hàng hóa cần lưu trữ dự phòng để đảm bảo nguồn cung cấp sản phẩm đúng thời điểm và giảm thiểu tình trạng thiếu hàng hóa.

2.2. Chi phí tồn kho

Chi phí tồn kho là một phần quan trọng trong quản lý tồn kho. Các chi phí này gồm các chi phí liên quan đến quá trình đặt hàng, lưu kho và tình trạng thiếu hàng. Việc quản lý chi phí tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận và cạnh tranh hơn trên thị trường. 

• Inventory ordering costs: Chi phí liên quan đến quá trình đặt hàng và đưa hàng vào kho, baoo gồm: chi phí vận chuyển, chi phí kiểm tra hàng hóa, chi phí xử lý đơn hàng, chi phí phân phối hàng hóa và chi phí tiền mặt.
• Inventory carrying costs: Chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho, bao gồm chi phí thuê kho, chi phí bảo vệ kho, chi phí bảo trì và sửa chữa thiết bị, chi phí bảo hiểm và chi phí vận chuyển nội bộ.
• Inventory shortage costs: Chi phí liên quan đến tình trạng thiếu hụt hàng trong kho, bao gồm: chi phí mất cơ hội do không thể bán hàng, chi phí bổ sung sản xuất hoặc đặt hàng từ ngoài và chi phí tồn kho vô ích.

3. Phương pháp quản lý tồn kho

Các phương pháp trong quản lý tồn kho là một phần rất quan trọng và mang tính cách mạng trong lĩnh vực quản lý tồn kho. Các phương pháp này không chỉ giúp cho doanh nghiệp quản lý và điều chỉnh hàng tồn kho một cách hiệu quả mà còn giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí sản xuất, lưu kho, vận chuyển và giảm thiểu thiếu hụt hàng hóa. Dưới đây là những phương pháp quản lý tồn kho phổ biến hiện nay.

3.1. MRP / MRP 2

MRP (Materials Requirements Planning) là một phương pháp quản lý tồn kho được phát triển vào những năm 1960, giúp doanh nghiệp quản lý được sản xuất và lưu kho một cách hiệu quả hơn. MRP sử dụng dữ liệu về tiến độ sản xuất, lịch trình vận chuyển và kế hoạch mua hàng để tính toán số lượng và thời gian cần thiết cho các vật liệu và sản phẩm để đảm bảo tiến độ sản xuất được hoàn thành đúng hạn. MRP 2 (Manufacturing Resource Planning) là phiên bản tiến hóa của MRP, bao gồm cả các tính năng quản lý nhân sự và thiết bị sản xuất.

MRP/ MRP 2 giúp doanh nghiệp quản lý được vật liệu và sản phẩm một cách chính xác cũng như đáp ứng được yêu cầu sản xuất trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, phương pháp này cần dữ liệu đầu vào chính xác và có thể gặp khó khăn nếu có biến động trong kế hoạch sản xuất.

3.2. Just in time

Just in time (JIT) là một phương pháp quản lý tồn kho giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định sản xuất và nhập kho vật liệu trong thời gian gần nhất trước khi sử dụng. Tức là doanh nghiệp sẽ không lưu trữ hàng tồn kho mà chỉ sản xuất hoặc mua vật liệu khi có yêu cầu thực sự. 

JIT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu kho và giảm thiểu thiếu hụt hàng hóa. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu độ chính xác cao trong việc lên kế hoạch sản xuất và vận chuyển.

3.3. ABC Analysis

ABC Analysis là phương pháp quản lý tồn kho dựa trên nguyên tắc Pareto, tức là chỉ có một số lượng nhỏ sản phẩm là tạo ra đến 80% giá trị của doanh nghiệp. Theo đó, các sản phẩm được chia thành 3 loại theo mức độ quan trọng và giá trị:

• A-items: Sản phẩm quan trọng nhất, chiếm 20% số lượng sản phẩm nhưng tạo ra 80% giá trị doanh nghiệp. Ví dụ: sản phẩm có giá trị cao, chiếm thị phần lớn, dễ bán ra.
• B-items: Sản phẩm có mức độ quan trọng vừa, chiếm khoảng 30% số lượng sản phẩm và tạo ra 15% giá trị doanh nghiệp. Ví dụ: sản phẩm có giá trị trung bình, chiếm thị phần trung bình, ít phản hồi từ khách hàng.
• C-items: Sản phẩm ít quan trọng, chiếm khoảng 50% số lượng sản phẩm nhưng chỉ tạo ra 5% giá trị doanh nghiệp. Ví dụ: sản phẩm có giá trị thấp, chiếm thị phần nhỏ, ít bán ra.

Vai trò của ABC Analysis là giúp doanh nghiệp tập trung tài nguyên và chú trọng vào những sản phẩm quan trọng nhất để đạt được hiệu quả cao trong quản lý tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quá trình sản xuất và phân phối hàng hóa, giảm thiểu chi phí tồn kho và tăng doanh số bán hàng.

Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là việc chia sản phẩm thành 3 loại chỉ dựa trên mức độ quan trọng và giá trị, không xét đến yếu tố thời gian. Do đó, nếu không được áp dụng đúng cách, ABC Analysis có thể không đáp ứng được nhu cầu thị trường và dẫn đến tình trạng tồn kho quá cao hoặc quá thấp.

3.4. Demand Forecasting

Demand Forecasting là một trong những phương pháp quan trọng nhất trong quản lý tồn kho. Đây là quá trình dự đoán nhu cầu của khách hàng về sản phẩm trong tương lai để doanh nghiệp có thể chuẩn bị nguồn lực và kế hoạch sản xuất phù hợp với nhu cầu thực tế.

Công việc dự đoán nhu cầu sản phẩm không phải là điều dễ dàng, nó đòi hỏi phải có những số liệu và dữ liệu chính xác cùng với những phương pháp định giá nhu cầu chính xác. Một trong những phương pháp thường được sử dụng để dự đoán nhu cầu là phân tích chuỗi thời gian (time series analysis).

Demand Forecasting giúp doanh nghiệp có thể dự đoán chính xác nhu cầu thị trường trong tương lai, từ đó có thể đưa ra kế hoạch sản xuất và quản lý tồn kho một cách hiệu quả hơn. Lưu ý đây là phương pháp phụ thuộc nhiều vào số liệu và sự thay đổi của nhu cầu thị trường.

3.5. VMI (Vendor-managed Inventories)

Vendor-managed inventory (VMI) là một phương pháp quản lý tồn kho mà nhà cung cấp chịu trách nhiệm quản lý một phần hoặc toàn bộ tồn kho của khách hàng. VMI giúp cho quá trình quản lý tồn kho của khách hàng trở nên dễ dàng hơn, giảm thiểu chi phí và tối ưu hóa mức độ tồn kho.

Ứng dụng phương pháp Vendor-managed inventory giúp doanh nghiệp tăng tính đồng bộ và liên tục trong chuỗi cung ứng, đồng thời cải thiện quản lý hàng tồn kho. Với phương pháp này, nhà cung cấp có trách nhiệm quản lý và điều chỉnh mức tồn kho trong kho của doanh nghiệp khách hàng, từ đó giảm thiểu những rủi ro về hàng tồn kho cũng như các chi phí liên quan đến quản lý và vận hành kho. Bên cạnh đó, Vendor-managed inventory còn giúp tăng tính linh hoạt trong sản xuất và cung ứng, đảm bảo sự đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp và giảm thiểu sự cố về thiếu hụt hàng hóa.

Để Vendor-managed inventory có thể triển khai và đạt hiệu quả thì doanh nghiệp phải tin tưởng và hợp tác một cách chặt chẽ với nhà cung cấp. Nếu không có sự đồng ý và hợp tác của nhà cung cấp, phương pháp này sẽ không thể thực hiện được. Bên cạnh đó, việc áp dụng Vendor-managed inventory cần có sự chuẩn bị và kiểm soát kỹ lưỡng để tránh tình trạng quá tồn kho hoặc thiếu hàng trong quá trình vận hành. Do đó, việc lựa chọn nhà cung cấp và phương pháp quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng đối với doanh nghiệp.

4. Khó khăn trong Quản lý tồn kho và giải pháp khắc phục

Quản lý tồn kho là một phần quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý tồn kho cũng có nhiều rủi ro và thách thức. Trong phần này, chúng ta sẽ tập trung vào việc đánh giá rủi ro và khó khăn trong quản lý tồn kho, cùng với các giải pháp và công nghệ để khắc phục.

Một số rủi ro và thách thức gặp phải trong quản lý tồn kho:

• Thất thoát hàng tồn kho do hư hỏng, bị mất hoặc bị ăn mòn.
• Không thể dự đoán được nhu cầu của khách hàng dẫn đến việc sản xuất hoặc nhập hàng không đúng đắn.
• Chi phí tồn kho có thể tăng lên đáng kể nếu tồn kho quá lớn hoặc đặt hàng quá thường xuyên.
• Rủi ro tình trạng cháy nổ, thiên tai hoặc vụ trộm có thể làm thiệt hại nặng nề đến hàng tồn kho.
• Thời gian, chi phí và nhân lực phải được bố trí một cách hiệu quả để kiểm soát, quản lý và bảo vệ hàng tồn kho.

Mỗi thách thức trên đều ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong bối cảnh phát triển của công nghệ hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý tồn kho không chỉ giúp giảm thiểu các rủi ro và thách thức mà còn tăng hiệu quả cho quá trình quản lý.

• • Hệ thống quản lý kho tự động (Warehouse Management System – WMS)
  • Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification)
  • Công nghệ vận chuyển thông minh (Smart Transportation Technology)
  • Phân tích dữ liệu (Data Analytics)
• Công nghệ in 3D (3D Printing)

Trong bối cảnh công nghệ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp quản lý tồn kho hiệu quả, công nghệ in 3D đang trở thành một giải pháp hấp dẫn nhờ vào khả năng sản xuất linh hoạt, tiết kiệm chi phí và thời gian sản xuất. Việc áp dụng công nghệ in 3D không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất mà còn giảm bớt lượng hàng tồn kho, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng và tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường

• Tối ưu hóa kho hàng: In 3D giúp sản xuất linh hoạt và nhanh chóng các sản phẩm, giúp doanh nghiệp giảm tồn kho sản phẩm thành phẩm và nguyên vật liệu.
• Giảm thời gian sản xuất: In 3D cho phép sản xuất sản phẩm một cách nhanh chóng, từ đó giảm thời gian sản xuất và thời gian hàng hóa nằm trong kho.
• Tiết kiệm chi phí: In 3D giúp tiết kiệm chi phí sản xuất bằng cách giảm lượng nguyên vật liệu sử dụng, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Tùy chỉnh sản phẩm dễ dàng: In 3D cho phép tùy chỉnh sản phẩm theo nhu cầu của khách hàng một cách dễ dàng, giúp doanh nghiệp duy trì tồn kho ít hơn nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu đa dạng của thị trường.

Công nghệ in 3D đã mang lại những lợi ích thiết thực cho nhiều doanh nghiệp trong việc cải thiện hiệu quả quản lý tồn kho. Các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới đã ứng dụng thành công công nghệ in 3D vào quy trình sản xuất của họ, giảm thiểu tồn kho và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Một số doanh nghiệp tiêu biểu như: 

• GE Aviation: Sử dụng in 3D để sản xuất các bộ phận máy bay, giúp giảm tồn kho, rút ngắn thời gian sản xuất và tiết kiệm chi phí.
• Adidas: Áp dụng in 3D trong sản xuất đế giày, giảm lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và đáp ứng nhu cầu thị trường nhanh chóng.
• BMW: Tận dụng in 3D để sản xuất linh kiện xe hơi, giảm thời gian chờ đợi của khách hàng, tối ưu hóa quy trình sản xuất và quản lý tồn kho.
• Ford: Sử dụng công nghệ in 3D để sản xuất các bộ phận xe, giúp giảm tồn kho, rút ngắn thời gian sản xuất và tiết kiệm chi phí.
• Rolls-Royce: Ứng dụng in 3D trong sản xuất động cơ máy bay, giúp giảm lượng hàng tồn kho, tối ưu hóa quy trình sản xuất và cải thiện hiệu suất kinh doanh.

5. Tổng kết

Bài viết trên 3DS đã tổng hợp các thông tin cơ bản nhất về quản lý tồn kho, các chỉ số đo lường, phương pháp quản lý tồn kho cũng như giải pháp để doanh nghiệp khắc phục khó khăn trong quá trình quản lý tồn kho. 

Có thể thấy, công nghệ in 3D đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả quản lý tồn kho cho các doanh nghiệp. Để áp dụng công nghệ in 3D vào quản lý tồn kho một cách hiệu quả, việc chọn đối tác uy tín và chuyên nghiệp là rất quan trọng.

Công ty 3D Smart Solution (3DS) là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ in 3D tại Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm cung cấp các sản phẩm và dịch vụ như Máy in 3D, Máy Scan 3D, Vật liệu in 3D, Dịch vụ in 3D và các phần mềm cơ khí như Mastercam. Chúng tôi đã hỗ trợ nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam như Fabtek Việt Nam, Framas Việt Nam, SamSung CE Complex… đạt được hiệu quả trong việc ứng dụng công nghệ in 3D vào quản lý tồn kho.

Nếu bạn quan tâm đến việc cải thiện hiệu quả quản lý tồn kho và tận dụng các lợi ích của công nghệ in 3D, hãy liên hệ với Công ty 3D Smart Solution qua hotline 028 888 99 039 để tìm hiểu thêm về các sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi. Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ bạn với sự chuyên nghiệp và kinh nghiệm của mình, giúp doanh nghiệp của bạn phát triển mạnh mẽ hơn trong thời đại số hóa ngày nay.